McMillan Vantage – Affaires publiques (« McMillan Vantage ») reconnaît l’importance qu’il convient d’accorder à la protection des renseignements personnels et au droit à la vie privée. La présente politique définit le cadre des politiques et des procédures de McMillan Vantage en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de communication des renseignements personnels concernant ses clients et d’autres personnes, et s’ajoute, le cas échéant, à nos obligations professionnelles de confidentialité. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels de candidat.e.s à un emploi, de nos salarié.e.s ou de notre personnel contractuel, lesquelles sont traitées séparément.
Nos politiques et procédures de confidentialité s’appliquent uniquement aux renseignements personnels concernant des personnes identifiables. Elles ne s’appliquent pas aux renseignements professionnels ou commerciaux. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone professionnel des membres du personnel des organisations. Aux fins de la présente politique, le terme « clients » comprend tous les clients actuels, anciens et éventuels.
Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?
De façon générale, nous recueillons des renseignements personnels dans le but de fournir des services à nos clients, d’administrer les comptes des clients, d’établir et de gérer les relations avec les clients et d’autres relations commerciales et de nous conformer aux exigences de la réglementation. En outre, nous recueillons des renseignements personnels pour fournir des bulletins à nos clients et organiser des séminaires sur nos activités et sur les récents développements dans le domaine des politiques et des affaires publiques. Nous recueillons également des données à caractère personnel afin d’évaluer le degré de satisfaction des clients.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous recueillons les renseignements personnels suivants :
- les coordonnées;
- les renseignements financiers;
- les renseignements relatifs aux questions liées à un client;
- les renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de la représentation d’un client, comme les salarié.e.s d’un client ou d’autres membres d’une coalition ou d’une association;
- les renseignements sur les visiteurs de nos bureaux;
- les renseignements que vous nous avez autorisés à recueillir ou que nous sommes autrement autorisés à recueillir en vertu de la loi.
Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?
Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement par des moyens licites et justes, seulement avec votre consentement et seulement lorsque la loi l’exige ou le permet. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de personnes que vous avez choisies pour nous fournir des renseignements. Parfois, nous pouvons recueillir des renseignements vous concernant auprès d’autres sources comme des institutions financières, des sociétés d’assurance, des membres d’une coalition ou d’une association ou d’autres entités liées à votre dossier, des organismes ou des registres gouvernementaux, des comptables ou d’autres conseillers professionnels et des bureaux de crédit.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Fournir nos services;
- Effectuer des recherches de conflits afin de déterminer si nous pouvons vous représenter;
- Évaluer l’admissibilité des clients à un crédit;
- Administrer les comptes clients;
- Respecter nos obligations juridiques et professionnelles, notamment notre conformité aux lois sur le lobbying;
- Gérer nos activités, y compris dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles et de la vérification de nos activités;
- Repérer et prévenir la négligence, la fraude et le vol;
- Évaluer le degré de satisfaction des clients;
- Vous fournir des renseignements sur nos services et sur les faits nouveaux dans le domaine des politiques et des affaires publiques, vous inviter à nos activités et communiquer avec vous en général;
- Veiller à la sécurité et à la mise en place de mesures d’urgence (pour les visiteurs de nos bureaux).
Communication de vos renseignements personnels
Sous réserve du respect de nos obligations en matière de confidentialité, McMillan Vantage ne communique vos renseignements personnels qu’aux fins liées à la prestation de nos services auprès de vous ou avec votre consentement exprès ou si la loi l’exige ou l’autorise. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements lorsque :
- leur communication à des tiers nous aide à vous fournir les services que vous avez demandés;
- cela est nécessaire pour recouvrer des comptes en souffrance ou évaluer l’admissibilité au crédit;
- cela est nécessaire pour nous conformer aux ordonnances du tribunal, aux dispositions de la réglementation ou répondre à nos besoins en matière d’assurance;
- nous croyons raisonnablement que le tiers demandant vos données à caractère personnel est votre mandataire
De plus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers si nous faisons l’objet d’une fusion ou d’une restructuration, ainsi qu’avant et après une opération; toutefois nous demanderons au tiers de fournir un niveau comparable de protection de vos renseignements personnels. Si l’opération avorte, nous lui demanderons de détruire de façon sécuritaire ou de nous retourner tous les documents contenant vos renseignements personnels.
Consentement
Nous pouvons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels soit expressément, aux fins indiquées, soit implicitement, lorsque les fins sont indiquées par les circonstances pertinentes ou qu’elles découlent logiquement des autres fins indiquées. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements relatifs à la prestation de nos services, à la gestion de notre relation avec vous, à l’administration de nos activités, et ce, dans la mesure permise ou requise par la loi, conformément à la présente politique de confidentialité.
Conformément à la loi, nous demandons votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement initial. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez cependant noter que le retrait du consentement pourrait nuire à notre capacité de vous servir et de maintenir notre relation.
Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos publications ou recevoir de l’information sur nos services, y compris par courriel, vous pouvez écrire unsubscribe@mcmillanvantage.com en inscrivant « désabonnement » dans l’objet du message ou communiquer avec nous d’une des façons indiquées ci-après à la rubrique « Questions et préoccupations », ou encore communiquer avec votre personne-ressource habituelle à McMillan Vantage.
Mise à jour des renseignements
Puisque vos renseignements peuvent nous servir à vous fournir des services, il est important que ceux-ci soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de tout changement pour que nous puissions apporter les modifications nécessaires.
Sécurité de vos renseignements personnels
Nous avons mis en place des politiques et des procédures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, les modifications ou la communication. De plus, nos locaux sont sécurisés et nous avons adopté des mesures de protection technologiques, comme des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pare-feu pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs.
Veuillez noter qu’aucun mode de transmission ou de stockage de renseignements n’est entièrement sécurisé. Bien que nous prenions les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels, ceux-ci peuvent quand même être perdus, interceptés ou utilisés à mauvais escient. Nous pouvons échanger des versions électroniques de documents et des courriels avec vous en utilisant un logiciel de commerce vulnérable aux attaques de virus et d’autres programmes électroniques destructeurs. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les communications et tous les documents envoyés par courriel seront reçus ou que de tels communications et documents seront toujours exempts de virus. Nous n’offrons aucune garantie à l’égard de l’intégrité ou de la sécurité des communications électroniques entre nous, et vous consentez à notre échange de communications électroniques, notamment de documents confidentiels non chiffrés.
Stockage de vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs situés dans nos bureaux de Montréal, d’Ottawa, de Toronto, de Calgary, de Vancouver et de Hong Kong (selon le cas). Ils peuvent également être stockés dans les bureaux de nos fournisseurs de services.
Renseignements communiqués aux fournisseurs de services
Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à un tiers en vue de la prestation de services administratifs ou autres, nous prenons les mesures qui s’imposent pour veiller à ce que le tiers ne les utilise que dans le cadre des services que nous avons mentionnés. La nature internationale de nos activités nous oblige parfois à recourir aux services de fournisseurs de services administratifs qui peuvent être situés à l’étranger, notamment aux États-Unis. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’extérieur du Canada et, le cas échéant, seront assujettis aux exigences juridiques applicables dans ces pays et territoires étrangers, y compris les exigences locales de communiquer des renseignements aux tribunaux, à la police et aux autorités nationales de sécurité. Si vous souhaitez obtenir plus d’information sur nos politiques et nos procédures en matière de communication et de traitement des renseignements à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée de l’une des façons indiquées ci-après à la rubrique « Questions et préoccupations ».
Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements vous concernant. Vous pouvez également demander comment nous les avons recueillis, comment nous les utilisons et à qui nous les avons communiqués. Votre demande d’accès doit être faite par écrit et envoyée à votre personne-ressource habituelle à McMillan Vantage ou à notre agent de la protection de la vie privée. Nous accuserons réception de votre demande par écrit. Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements pour nous permettre de confirmer votre identité avant de vous fournir les renseignements que vous avez demandés. De façon générale, l’accès est fourni gratuitement, mais, si vous demandez une copie ou une transmission de vos renseignements, nous pourrions exiger des frais raisonnables. Nous vous informerons du montant à l’avance et vous donnerons la possibilité de retirer votre demande. Nous vous donnerons accès à vos renseignements dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, ou vous fournirons un avis écrit pour vous aviser qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour y répondre.
Dans certains cas, nous pourrions être incapables de vous donner accès aux renseignements vous concernant, en totalité ou en partie. Si nous en sommes incapables ou si la loi ne nous le permet pas, nous vous fournirons une explication et indiquerons les autres mesures qui sont à votre disposition.
Modalités supplémentaires applicables aux personnes concernées situées dans l’Union européenne
Si vous résidez dans l’Union européenne, veuillez noter que cette section s’applique à notre traitement de vos données à caractère personnel en plus des autres modalités de la présente politique de confidentialité. Toute mention de « renseignements personnels » dans la présente politique de confidentialité doit être comprise comme renvoyant à l’expression « données à caractère personnel » qui, selon la définition du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), renvoie à « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci‑après dénommée “personne concernée”); est réputée être une “personne physique identifiable” une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. »
McMillan Vantage recueille des données à caractère personnel vous concernant et, en tant que responsable du traitement, traite vos données à caractère personnel conformément au RGPD, en sa version modifiée de temps à autre.
Fondements juridiques sur lesquels nous traitons vos données à caractère personnel
Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement :
- avec votre consentement;
- aux fins de la prestation des services que vous nous avez demandé de vous fournir, à votre demande, pour prendre les mesures nécessaires pour vous fournir ces services;
- dans le cadre de la poursuite de nos intérêts légitimes à maintenir des relations d’affaires et à communiquer avec vous en tant que client au sujet des activités et services de McMillan Vantage. Nous estimons que nos intérêts légitimes sont conformes au RGPD et à vos droits et libertés. Vous avez le droit de vous opposer à un tel traitement et, si vous le souhaitez, vous pouvez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée dont les coordonnées sont indiquées ci-après.
Conservation de vos renseignements personnels
Nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire à l’atteinte de la finalité visée à la présente politique de confidentialité ou aussi longtemps que nécessaire pour l’atteinte de fins légales ou d’affaires.
Droits supplémentaires des personnes concernées
En plus des droits décrits ci-dessus dans la section « Accès à vos renseignements personnels », vous pourriez dans certains cas nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Vous pouvez vous opposer au traitement de certaines données à caractère personnel vous concernant et demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité. Veuillez noter que la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ou leur effacement peut faire en sorte que nous ne puissions plus vous fournir les services décrits précédemment. Vous avez aussi le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format lisible par machine et de les faire transférer à un autre responsable du traitement des données. Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous avez aussi le droit de signaler ce fait aux autorités de surveillance compétences de l’Union européenne.
Modification de la présente politique de confidentialité
Nous passons régulièrement en revue nos politiques et nos procédures en matière de confidentialité. Par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente de notre politique de confidentialité sera affichée sur notre site Web à l’adresse http://www.mcmillanvantage.com. En dépit des modifications apportées à notre politique de confidentialité, nous utiliserons vos données à caractère personnel uniquement aux termes de la version de la politique de confidentialité en vigueur au moment où vous avez fourni vos renseignements ou comme l’exige ou le permet par ailleurs la loi, sauf si vous avez expressément consenti à ce que l’on fasse autrement.
Questions et préoccupations
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur nos politiques et nos procédures en matière de renseignements personnels, ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou modifier tout consentement concernant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-après ou avec votre personne-ressource habituelle à McMillan Vantage. Nous prenons toutes les préoccupations concernant la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sérieux. Nous examinerons chacune des préoccupations soulevées et chercherons à les résoudre dans un délai raisonnable.
McMillan Vantage – Affaires publiques
181 Bay Street, Suite 4400
Toronto ON M5J 2T3
À l’attention de : agent de la protection de la vie privée
Sans frais : 1 888 603 7720
Courriel : privacy.officer@mcmillanvantage.com
La présente politique de confidentialité a été mise à jour le 16 décembre 2021.
